Soelco

Política de Protección de Datos Personales

1. OBJETIVO GENERAL

Definir la política de manejo y protección de bases de datos personales con el fin de garantizar la reserva y seguridad de la información y establecer el tratamiento del manejo de la información de terceros que SOELCO S.A.S ha obtenido legalmente, en observancia de los planteamientos establecidos en la normatividad colombiana respecto del derecho al Habeas Data, protección y tratamiento de datos personales contemplados en la Ley 1266 de 2008, Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

2. ALCANCE

El alcance de la presente política aplica a todas las bases de clientes, proveedores, empleados y en general de terceros que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de SOELCO S.A.S, quien es responsable del manejo de dichas bases.

3. DEFINICIONES

  • TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de los datos personales se hace en los términos de la autorización por parte del titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo.
  • BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

4. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SOELCO S.A.S, sociedad con domicilio principal en la Avenida Norte No. 37 – 45 y sus sedes en la Carrera 13 No. 19 – 36 (Centro) y Cll 20 No. 13-01 (Sala de Exhibición Gasodomésticos), todas ubicadas en la ciudad de Tunja, Boyacá, actúa como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales en virtud de la recolección que realice directamente de los datos de sus clientes, además actúa como ENCARGADO del tratamiento de datos personales en virtud de los acuerdos y convenios para compartir datos personales que suscriba con terceros con la finalidad de hacer ofertas de servicios de carácter comercial, así como para desarrollar la labor encomendada.

SOELCO S.A.S como responsable o encargado del tratamiento de datos personales, podrá suscribir alianzas o convenios para la oferta de servicios comerciales, para lo cual ha obtenido el consentimiento previo, informado y expreso de los titulares de los datos y de los responsables del tratamiento de datos personales, garantizando de esta manera los derechos a la protección de los datos.

5. FINALIDAD

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de SOELCO S.A.S con las siguientes finalidades:

5.1 Para el envío de información a sus trabajadores y familiares

5.2 Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de SOELCO S.A.S beneficiarios del servicio de salud

5.3 Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de SOELCO S.A.S

5.4 Para el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s) por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por SOELCO S.A.S, entre otros

5.5 Para la interacción con sus Distribuidores, para la verificación del cumplimiento de los estándares de distribución, de sus obligaciones legales con sus trabajadores y para la invitación a eventos organizados o patrocinados por SOELCO S.A.S, entre otros;

5.6 Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de cotización y selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por SOELCO S.A.S, entre otros;

5.7 Para la verificación de saldos de sus acreedores;

5.8 Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;

5.9 Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial;

5.10 Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia;

5.11 Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;

5.12 Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

6. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad Colombiana vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

6.1 Conocer los Datos Personales sobre los cuales SOELCO S.A.S está realizando el tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Solicitar prueba de la autorización otorgada por el titular de los datos o por el responsable del tratamiento de datos personales a SOELCO S.A.S para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido.

6.2 Ser informado por SOELCO S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

6.3 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, previa petición motivada ante SOELCO S.A.S.

6.4 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de SOELCO S.A.S como responsable o encargado del tratamiento de datos personales.

Por disposición expresa de la ley Colombiana en cuanto tiene que ver con protección de datos personales, estos derechos podrán ser ejercidos por:

1. El titular de los datos personales.

2. Los causahabientes del titular de los datos personales.

3. El representante y/o apoderado del titular de los datos personales.

7. AUTORIZACION

SOELCO S.A.S como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales obtiene de los titulares de los datos su autorización clara, previa, expresa, informada y libre de vicios, mediante formularios, formatos de recolección de datos, formularios electrónicos y demás medios de que disponga o pueda disponer para tal efecto. De igual manera como ENCARGADO del tratamiento de datos obtendrá la autorización de los responsables previa la certificación de la autorización de los titulares otorgada a estos, dentro del acuerdo para compartir datos personales. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por SOELCO S.A.S, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

Al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:

  • Los Datos Personales que serán recolectados.
  • La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
  • Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.
  • Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 6 de esta Política.

7.1 Autorización y Consentimiento del Titular

SOELCO S.A.S solicitará a los titulares de los datos personales su autorización por medio de un formato de consentimiento previo o por los canales de internet los cuales contienen políticas de privacidad, e informará la finalidad de antemano para el tratamiento de sus datos personales, excepto en los casos expresamente autorizados por la ley.

7.2 Medios para Otorgar la Autorización

SOELCO S.A.S obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos documentos físicos, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, que en todo caso permita el consentimiento del titular mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por SOELCO S.A.S de manera previa al tratamiento de los datos personales.

7.3 Revocatoria de la Autorización

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a SOELCO S.A.S para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión o eliminación de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. SOELCO S.A.S establecerá mecanismos sencillos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

7.4 Casos que no requieren Autorización para el tratamiento de los datos

1. Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.

3. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.

4. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.

5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

8. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

8.1 Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

En el tratamiento de datos personales SOELCO S.A.S asegurará el respeto a los derechos de los menores. En caso de recaudarlos dará cumplimiento a lo señalado la ley 1581 de 2012 conteniendo la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

8.2 Tratamiento de Datos personales de Naturaleza Sensible

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:

  • Origen racial o étnico.
  • Orientación política.
  • Convicciones religiosas / filosóficas.
  • Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
  • Salud.
  • Vida sexual.
  • Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
  • El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, SOELCO S.A.S deberá:

  • Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  • Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

9. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por SOELCO S.A.S, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Los medios que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

  • Comunicación dirigida a SOELCO S.A.S, Avenida Norte No. 37-45, Tunja (Boyacá).
  • Solicitud presentada al correo electrónico: servicioalcliente@soelco.com.co
  • Solicitud presentada a través del teléfono +57 (8) 745 8687.

Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:

9.1 Atención y respuesta a Peticiones y Consultas

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a SOELCO S.A.S, a través de los medios indicados anteriormente:

  • Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Información respecto del uso que se le ha dado por LA EMPRESA a sus datos personales.

9.1.1 Respuesta por parte de SOELCO S.A.S

  • El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
  • La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
  • Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, SOELCO S.A.S, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
  • Las peticiones y/o consultas serán atendida por SOELCO S.A.S en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2 Atención y respuesta a Quejas y Reclamos

De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes podrán solicitar a SOELCO S.A.S, a través de una queja o reclamo, a través de los medios indicados en el numeral 9:

  • La corrección o actualización de la información.
  • La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
  • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

9.2.1 Respuesta por parte de SOELCO S.A.S

  • El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
  • La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
  • Si la queja o reclamo realizada por el Titular del dato resulta incompleta, SOELCO S.A.S, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su queja o reclamo.
  • En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a Gerencia de SOELCO S.A.S., en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.
  • El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

Cuando se accesa o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de SOELCO S.A.S, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de SOELCO S.A.S tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

11. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

SOELCO S.A.S, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de SOELCO S.A.S se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. SOELCO S.A.S no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de SOELCO S.A.S y sus Encargados. SOELCO S.A.S exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

12. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

SOELCO S.A.S podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.

Igualmente, SOELCO S.A.S podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a la empresa cuando:

a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de SOELCO S.A.S;

b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre SOELCO S.A.S y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:

  • Dar Tratamiento, a nombre de SOELCO S.A.S a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
  • Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
  • Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

13. LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

14. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.